Umgang mit Streitfällen und Rückbuchungen

Wie kann ich Kundenstreitigkeiten vermeiden?

Kundenstreitigkeiten sind unvermeidlich, wenn ein Unternehmen geführt wird, aber in den meisten Fällen treten sie auf, wenn es an Transparenz über einen Zahlungsplan und die damit verbundenen Gebühren mangelt. Es gibt ein paar Möglichkeiten, wie Sie für Klarheit sorgen und die Streitigkeiten minimieren können:

• Informieren Sie den Kunden, dass Ezypay Ihr Abrechnungsanbieter ist
• Informieren Sie sich im Voraus über die Kosten der Waren oder Dienstleistungen. Entfernen Sie alle versteckten Kosten.
• Machen Sie sich klar über vom Kunden gezahlte Einrichtungsgebühren, Transaktionsgebühren und Gebühren für fehlgeschlagene Zahlungen.
• Stellen Sie sicher, dass die zahlende Person der Zahlung zugestimmt hat und Sie einen Nachweis für diese Zustimmung haben.
• Behalten Sie den Überblick über die Waren oder Dienstleistungen, die dem Kunden zur Verfügung gestellt wurden, die Uhrzeit/das Datum der Lieferung und die Kosten

Was ist eine Rückbuchung?

Wenn ein Kunde eine Transaktion nicht anerkennt, kann er eine Beschwerde bei seiner Bank einreichen. In diesem Fall wird Ezypay benachrichtigt und aufgefordert, Belege vorzulegen, anhand derer die Bank entscheidet, ob dem Kunden eine Gutschrift zusteht. Diese Art von Gutschrift wird als Chargeback bezeichnet.

Wenn eine Transaktion bei einer Mastercard- oder Visa-Kartentransaktion angefochten wird, bevorzugen die Kartensysteme (Master Card und Visa Card) den Kunden immer, unabhängig von den bereitgestellten Dokumenten.

Das bedeutet nicht, dass der Kunde Ihnen oder Ihrem Unternehmen kein Geld schuldet, es bedeutet nur, dass es nicht mehr von dieser Karte abgebucht werden kann und frühere Transaktionen an den Kunden zurückerstattet werden können und von Ihrer bevorstehenden Abrechnung abgezogen werden.

Sie können den Kunden wegen dieser Gelder durch direkte Kommunikation mit dem Kunden, durch ein Gericht für geringfügige Forderungen oder durch Inkasso belangen.

Wie unterstützt mich Ezypay bei einem Kundenstreit?

Wenn Ezypay von der Bank kontaktiert wird, werden wir Sie über den Streitfall informieren und Sie bei der Zusammenstellung der erforderlichen Unterlagen beraten und unterstützen. Wenn Sie nicht erreicht werden können, verteidigt Ezypay den Fall in Ihrem Namen und verwendet dabei alle Dokumente, die wir in den Akten haben.

Welche unterstützenden Unterlagen sind erforderlich?

Wenn es um die Beilegung von Streitfällen geht, gilt: Je mehr Informationen wir zur Verfügung stellen können, desto besser wird Ihr Fall wahrscheinlich ausgehen. In der Regel werden die folgenden Unterlagen von der Bank angefordert und können die Chancen erhöhen, einen Fall erfolgreich zu verteidigen.

Von der Bank verlangte Nachweise	Beispieldokumentation
Ein Screenshot/eine Kopie der gekürzten Kartennummer, die für ihre Vereinbarung angegeben wurde	Unterschriebenes Formular zur Einzugsermächtigung
Ein Screenshot/eine Kopie von `Click to Accept', dass der Karteninhaber den AGB des Händlers zugestimmt hat	Formular zur unterschriebenen Mitgliedschaftsvereinbarung
Ein Screenshot/eine Kopie des Zugriffs/Logins des Karteninhabers	Screenshot des Systems, aus dem hervorgeht, dass der Kunde die Einrichtung des Händlers betreten hat (z. B. im Fall eines Fitnessstudios) oder den Nachweis, dass der Kunde an einer Online-Schulung teilgenommen hat (im Fall von Online-Schulungen)
Unterlagen zum Nachweis, dass der Service dem Karteninhaber erbracht wurde	Bestätigungs-E-Mail oder Kopie der Rechnung, die die für den Kunden erbrachten Dienstleistungen beschreibt
Ein Screenshot/eine Kopie der Gutschrift/Rückerstattung, falls bereits vom Händler bearbeitet	Kopie der Rückerstattung, ausgestellt in bar oder per Scheck

Wie werden Rückbuchungen von Ezypay behandelt?

Wenn ein Kunde, der eine Kartenzahlung oder Banklastschrift getätigt hat, eine Streitigkeit vorgebracht wird, wird der strittige Betrag (einschließlich aller Gebühren) von Ihrer nächsten verfügbaren Abrechnung abgezogen. Wenn der Kunde den Streitfall fallen lässt oder der Fall von der Bank abgewiesen wird, wird Ezypay diese Gelder bei Ihrer nächsten Abrechnung zurückerstatten. In diesem Szenario werden alle an Ihrer Abrechnung vorgenommenen Anpassungen im Abrechnungsbericht als `Chargeback` (für den ersten Abzug) und `Rückbuchung` (für eine Gutschrift) sichtbar sein, falls das Geld an Sie zurückerstattet wird.

Unten finden Sie den Ablauf des Streitverfahrens —