Gestione delle controversie e dei chargeback

Come posso evitare le controversie con i clienti?

Le controversie con i clienti sono inevitabili quando si gestisce un'azienda, ma nella maggior parte dei casi si verificano quando manca la trasparenza su un piano di pagamento e sulle commissioni associate. Ci sono alcuni modi in cui può garantire la chiarezza e ridurre al minimo le controversie:

• Informi il cliente che Ezypay è il suo fornitore di fatturazione
• Sia sincero sul costo dei beni o dei servizi. Elimini eventuali costi nascosti.
• Sia chiaro sulle commissioni di configurazione pagate dai clienti, sulle commissioni di transazione e sulle commissioni di mancato pagamento.
• Si assicuri che la persona che paga abbia acconsentito al pagamento e Lei abbia la prova di tale consenso.
• Tenga traccia dei beni o dei servizi forniti al cliente, dell'ora/data di consegna e del costo

Che cos'è un chargeback?

Quando un cliente non riconosce una transazione, può presentare una controversia alla propria banca. In tal caso, Ezypay verrà avvisato e gli verrà chiesto di fornire i documenti giustificativi che la banca utilizza per decidere se è dovuto un credito al cliente. Questo tipo di credito si chiama chargeback.

Quando una transazione viene contestata su una transazione con carta master card o Visa, gli schemi di carte (Master Card e Visa Card) favoriranno sempre il cliente indipendentemente dai documenti forniti.

Questo non significa che il cliente non debba soldi a Lei o alla sua azienda, significa solo che non può più essere detratto da quella carta e le transazioni precedenti potrebbero essere restituite al cliente e verranno detratte dal suo prossimo saldo.

Può chiedere al cliente questi fondi tramite comunicazione diretta con il cliente, il tribunale per le controversie di modesta entità o il recupero crediti.

Come mi supporta Ezypay in caso di controversia con un cliente?

Quando Ezypay verrà contattato dalla banca, La informeremo della controversia e forniremo indicazioni e assistenza per la raccolta della documentazione richiesta. Se non può essere contattato, Ezypay difenderà il caso per suo conto, utilizzando tutta la documentazione in nostro possesso.

Quale documentazione di supporto è richiesta?

Per quanto riguarda la gestione delle controversie, più informazioni possiamo fornire, migliore sarà probabilmente l'esito del suo caso. In genere, la seguente documentazione viene richiesta dalla banca e può aumentare le possibilità di difendere con successo un caso.

Prova richiesta dalla banca	Documentazione di esempio
Una schermata/copia del numero di carta troncato fornito per il loro contratto	Modulo dell'autorità di addebito diretto firmato
Una schermata/copia di «click to accept» secondo cui il titolare della carta ha accettato i T&C del commerciante	Modulo di contratto di iscrizione firmato
Una schermata/copia dell'accesso/login del titolare della carta	Schermata del sistema che indica che il cliente ha avuto accesso alla struttura del commerciante (nel caso di una palestra, ad esempio) o prova che il cliente ha partecipato a un corso di formazione online (nel caso di un corso di formazione online)
Documentazione che dimostri che il servizio è stato fornito al titolare della carta	E-mail di conferma o copia della fattura che descrive i servizi forniti al cliente
Una schermata/copia del credito/rimborso se già elaborato dal venditore	Copia del rimborso emesso in contanti o assegno

Come vengono gestiti i chargeback da Ezypay?

Quando una controversia viene sollevata da un cliente che ha effettuato un pagamento con carta o addebito bancario, l'importo contestato (comprese le eventuali commissioni) verrà detratto dal suo prossimo accordo disponibile. Se la controversia viene archiviata dal cliente o il caso viene archiviato dalla banca, Ezypay restituirà questi fondi nella prossima transazione. In questo scenario, qualsiasi modifica apportata al suo pagamento sarà visibile nel rapporto sulla liquidazione come `Chargeback` (per la detrazione iniziale) e `Chargeback Reversal` (per un credito) se i fondi Le vengono restituiti.

Di seguito è riportato il flusso della procedura di contestazione —