Hantering av tvister och återkrav

Hur kan jag undvika kundtvister?

Kundtvister är oundvikliga när man driver ett företag, men i de flesta fall uppstår de när det saknas öppenhet om en betalningsplan och tillhörande avgifter. Det finns några sätt att säkerställa tydlighet och minimera tvister:

• Informera kunden om att Ezypay är din faktureringsleverantör
• Var på förhand om kostnaden för varorna eller tjänsterna. Ta bort eventuella dolda kostnader.
• Var tydlig om kundbetalda installationsavgifter, transaktionsavgifter och misslyckade betalningsavgifter.
• Se till att den betalande personen har samtyckt till betalningen och att du har bevis på detta samtycke.
• Håll koll på varor eller tjänster som tillhandahålls kunden, tid/datum för leverans och kostnaden

Vad är en chargeback?

När en kund inte känner igen en transaktion kan de väcka en tvist till sin bank. Om detta inträffar kommer Ezypay att meddelas och uppmanas att tillhandahålla styrkande handlingar som banken använder för att avgöra om en kredit ska betalas till kunden. Denna typ av kredit kallas en chargeback.

När en transaktion ifrågasätts på ett master card- eller visakortstransaktion kommer kortsystemen (Master Card och Visa Card) alltid att gynna kunden oavsett vilka dokument som tillhandahålls.

Detta betyder inte att kunden inte är skyldig dig eller ditt företag några pengar, det betyder bara att det inte kan dras av från det kortet längre och tidigare transaktioner kan returneras till kunden och kommer att dras av från din kommande betalning.

Du kan förfölja kunden för dessa medel via direkt kommunikation med kunden, småmålsdomstol eller inkasso.

Hur hjälper Ezypay mig när det finns en kundtvist?

När Ezypay kontaktas av banken kommer vi att meddela dig om tvisten och ge vägledning och hjälp med att samla in nödvändig dokumentation. Om du inte kan nås kommer Ezypay att försvara ärendet å dina vägnar, med hjälp av all dokumentation som vi har registrerat.

Vilken stödjande dokumentation krävs?

När det gäller hantering av tvister, ju mer information vi kan ge, desto bättre blir ditt ärende sannolikt. Vanligtvis kommer följande dokumentation att begäras av banken och kan öka chanserna att framgångsrikt försvara ett ärende.

Bevis som krävs av banken	Exempel på dokumentation
En skärmdump/kopia av det trunkerade kortnumret som lämnats för deras godkännande	Undertecknat blankett för autogiro
En skärmdump/kopia av ”klicka för att acceptera” att kortinnehavaren godkände säljarens villkor	Formulär för undertecknat medlemsavtal
En skärmdump/kopia av kortinnehavarens åtkomst/inloggning	Skärmdump av systemet som visar att kunden har öppnat säljarens anläggning (i fallet med en fitnessstudio, till exempel) eller bevis på att kunden har deltagit i online-utbildning (vid onlineutbildning)
Dokumentation som visar att tjänsten har tillhandahållits kortinnehavaren	Bekräftelse via e-post eller kopia av faktura som beskriver de tjänster som tillhandahålls kunden
En skärmdump/kopia av kredit/återbetalning om den redan har behandlats av handlaren	Kopia av återbetalning utfärdad kontant eller check

Hur hanteras återbetalningar av Ezypay?

När en tvist uppstår av en kund som har gjort en kortbetalning eller bankbetalning kommer det omtvistade beloppet (inklusive eventuella avgifter) att dras av från din nästa tillgängliga lösning. Om tvisten avbryts av kunden eller ärendet avvisas av banken kommer Ezypay att returnera dessa medel i din nästa lösning. I det här scenariot kommer alla justeringar som gjorts i din avräkning att synas i avvecklingsrapporten som en ”Återbetalning” (för det ursprungliga avdraget) och ”Återbetalning av återbetalning” (för en kredit) om pengarna returneras till dig.

Nedan följer tvistprocessflödet -